Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы
Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.
В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?
— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.
Сопроводительное письмо должно отражать:
Размер сопроводительного письма
Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.
Стиль сопроводительного письма
В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.
Структура и содержание сопроводительного письма
Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.
Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.
Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.
Структура сопроводительного письма может быть следующей:
Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.
Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».
Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета. Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.
Связаться со мной можно по телефону.
С уважением, Илья».
Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.
Рекомендации по улучшению сопроводительного письма
* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.
Как написать сопроводительное письмо к резюме
Без лишней информации и по делу
Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.
Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.
Что такое сопроводительное письмо
Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.
В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.
Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.
Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.
Цель составления
Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.
Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.
Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.
Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.
Требования к письму
Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.
Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».
Структура и содержание
Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.
С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.
Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.
Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.
Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания
| В вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Высшее юридическое образование | Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года |
| Английский язык | Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced |
| Отличное знание гражданского законодательства РФ | Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет |
Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.
Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии
| В вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Опыт работы юристом в рекламном агентстве | У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле |
| Опыт разработки юридических документов | Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству |
Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.
Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.
В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».
Ошибки при составлении
Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.
Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.
Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.
Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.
Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.
Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.
Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.
Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.
Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.
Почему нужно писать сопроводительное письмо
Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.
Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.
Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.
В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:
Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.
Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.
Рекомендации по улучшению
Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.
Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.
10 секретов убедительного сопроводительного письма
В последние несколько лет сопроводительное письмо стало обязательным элементом при трудоустройстве. Некоторые HR-ы даже не открывают резюме соискателя, если он не написал сопроводительное письмо. В связи с этим специалисты по трудоустройству советуют всегда подавать такое письмо, даже если в вакансии это требование не прописано. Это хороший способ привлечь внимание к своему резюме, дополнить ваш профессиональный образ и выделиться среди других кандидатов.
Зачем писать работодателю, и что такое сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо — это небольшой текст (меньше, чем половина А4), который соискатель отправляет вместе с резюме по e-mail. Как правило, письмо не посылается отдельным вложенным файлом, а является телом электронного письма. Если же вы отправляете резюме через job-портал, то там, как правило, вам предоставляется бланк для письма.
Кандидат должен кратко рассказать о себе, своем опыте и профессиональных умениях, а также объяснить, почему он хочет работать в компании, куда отправляет резюме.
Кому следует писать письмо работодателю? Вообще, сопроводительное письмо к резюме стоит писать всем.
Но его наличие особенно важно в трех случаях:
Структура сопроводительного письма
Стандартного образца сопроводительного письма не существует, но вы можете посмотреть их примеры в интернете. Что написать в сопроводительном письме? Главное, чтобы в тексте вы ответили на три основных вопроса. Первый — кто вы? Второй — зачем вы нужны компании? И третий — зачем эта компания нужна вам?
Учитывайте, что хорошее сопроводительное письмо — это не упрощенная копия резюме. Оно имеет более личный характер и дает вам возможность раскрыть те нюансы, которые вы не могли показать в резюме. С его помощью вы сможете обратить особое внимание работодателя на ваши самые сильные стороны. Кроме того, это дополнительный шанс убедить работодателя, что вы — идеальный кандидат, даже если у вас не хватает опыта или квалификации. В идеальном сопроводительном письме вы должны показать свою заинтересованность, активность и желание работать в компании.
Что оценит работодатель в вашем сопроводительном письме?
Сопроводительное письмо должно быть грамотным и коротким. Объем письма не должен превышать полстраницы. В письме должны быть четко и кратко сформулированы ваши лучшие качества и то, что вы можете предложить компании.
2. Немного о личном
Расскажите в сопроводительном письме не только о ваших лучших профессиональных качествах, но и о сильных личностных чертах — активности, нацеленности на результат, трудоспособности. Это дополнит положительное впечатление о вас. Лаконично пропишите те черты, которые вы не смогли включить в резюме. После просмотра обоих текстов у работодателя должна сложиться целостная картинка о том, как ваши профессиональные и личные качества помогут работе компании. Однако избегайте общих выражений. Подкрепляйте свои слова небольшими обобщенными примерами из вашей работы и жизни.
Обязательно подчеркните интерес именно к этой компании и позиции, а также объясните, почему она вас интересует. Так, если вы блеснете знанием о каком-то конкретном проекте компании, ваши шансы попасть на собеседование сразу возрастут. Например, если вы пишите, что считаете компанию лидером в ее сфере, то пример проекта, который вас впечатлил, — только подтвердит ваши слова. Плюс — сразу покажет вашу заинтересованность.
Не используйте канцеляризмы и сложные конструкции. Выберите легкий стиль и живые выражения. Пишите от себя. Лучше всего этого добиться, если представить, что вы ведете беседу со своим будущим нанимателем. При этом не перебарщивайте и оставайтесь в рамках делового стиля.
5. Список рекомендаций
Если вы устраиваетесь в большую компанию, скорее всего, HR и так попросит вас предоставить контакты людей, которые могут дать вам рекомендации. Если вы опередите его просьбу и сами включите эти данные в сопроводительное письмо, это сразу добавит вашей кандидатуре веса и увеличит ваши шансы получить приглашение на собеседование.
6. Индивидуальный подход
Сопроводительное письмо еще больше, чем резюме, требует оригинального подхода и адаптации для каждой отдельной позиции, на которую вы подаетесь. Это потребует небольшой подготовки. Перед тем, как писать сопроводительное письмо попытайтесь понять, что именно ищет компания. Внимательно прочитайте требования и выпишите себе самые основные. Сопоставьте их со своими навыками и сделайте акцент именно на них (не забывайте о подтверждающих примерах!). Используйте в сопроводительном письме так называемые «ключевые слова» — основные термины, которыми компания описывает требования к кандидату.
7. Только существенная информация
Не включайте в сопроводительное письмо лишнюю информацию, которая не имеет прямого отношения к работе. В тексте должно быть только лаконичное описание ваших самых сильных качеств, а не персональная информация или домашние привычки.
8. Уникальность для компании
Все время помните, что компания в первую очередь хочет узнать, что именно она получит, взяв вас на работу, а не то, что хотите получить вы. Об этом стоит помнить, даже когда вы рассказываете о том, почему вы хотите работать в этой компании. Превратите свое обоснование своего выбора в «уникальные предложения» для компании. Например, если вы пишете, что ваша работа — это призвание, которому вы посвятили много лет жизни, обратите внимание работодателя на то, каким образом вы сможете использовать свой многолетний опыт, чтобы повысить эффективность компании.
9. Контактная информация
Несмотря на то, что вашем резюме содержит ваши контактные данные, все равно продублируйте их и в самом письме. Пусть у работодателя будет как можно больше возможностей быстро с вами связаться.
Чтобы лучше понимать, как сформулировать свои достижения, успехи или сильные качества в своем сопроводительном письме, попробуйте воспользоваться т.н. принципом SMART. Это известный метод постановки «умных» целей, который может стать отличным помощником и при составлении вашего текста. Он строится на пяти основных принципах:
Сопроводительное письмо при отклике на вакансию, на сколько оно повысит шансы на успех?
Как выделиться своим сопроводительным письмом среди всех остальных откликов? Что в нём писать? Нужно ли оно?
Наши спикеры дали ответ не только на этот вопрос, но и на множество других. Ознакомьтесь со всем списком вопросов на этой странице.
Как написать сопроводительное письмо в резюме?
Сопроводительное письмо нужно практически всегда. Даже на базовые массовые вакансии. С ним гораздо больше шансов получить приглашение на собеседование.
Все, что не влезло в резюме – а резюме рекомендуется уместить на один лист А4 – нужно записывать в сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо – это не тело e-mail сообщения. Это отдельный файл, где кандидат рассказывает:
В теле e-mail сообщения достаточно написать, кто вы такой, на какую должность хотите устроиться, ваши контакты, а также запросить обратную связь.
Сопроводительное письмо имеет большое значение в нескольких случаях.
Его стоит писать, если резюме направляется в компанию, которая не информировала соискателей об открытых вакансиях. Новичок может в тексте сопроводительного письма более подробно рассказать, почему он заинтересован в сотрудничестве с конкретным работодателем. Если доводы, предложенные в сопроводительном письме, покажутся HR-специалисту интересными, вполне вероятно, что он захочет познакомиться с соискателем или хотя бы занесёт его в лист ожидания.
Рекомендую тщательно проработать сопроводительное письмо людям без опыта работы. В данном сообщении вчерашний студент может акцентировать внимание работодателя на том, каким образом во время учёбы он работал над развитием профессиональных и личностных компетенций. Незаменимо, на мой взгляд, сопроводительное письмо для представителей творческих сфер, например, журналистов и PR-специалистов, ведь именно в нём они могут продемонстрировать нестандартность мышления и индивидуальный стиль. Положительное впечатление на работодателя сопроводительное письмо может произвести лишь в том случае, если его отличает оригинальный текст, нестандартность излагаемых фактов. Если дополнительный документ скопирован из интернета, он бесполезен, а иногда даже вреден.
Работодатель был рад не открывая резюме понять, стоит ли его читать. Вы хотите, что прочитал. Сопроводительное письмо здесь лучший помощник. Начните с главного – какие достижения подтверждают то, что вы справитесь с задачами вакансии. Этого достаточно, чтобы выделиться среди остальных откликов. Не нужно писать, какой вы распрекрасный, нужно правильно понять потребность работодателя и проиллюстрировать, что вы способны ее удовлетворить. Можно дополнить, почему вы хотите работать именно в этой компании – это подчеркнет, что вы внимательно прочитали вакансию и осознанно на нее претендуете.
Сопроводительное письмо – это ваш шанс привлечь к себе внимание, выделиться среди сотен откликов и компенсировать некоторое несоответствие должности (да, и такое бывает). Конечно, если работодателю требуется свободный английский язык, а у вас базовый или средний уровень, то никакое письмо вам не поможет. Даже не тратьте время. Но в ряде случаев именно сопроводительное письмо побуждало меня все-таки связаться с кандидатом. Особенно при поиске молодых специалистов без опыта.
Безусловно, само наличие сопроводительного письма не даст вам никаких преимуществ. Очень важно написать грамотное письмо, и вот мои рекомендации:
Мой совет – потратьте время на написание базового сопроводительного письма и адаптируйте его под каждую вакансию. Очень скоро вы убедитесь, что это важная инвестиция в поиск работы мечты!